Artık hemen hemen hepimiz şunu iyice anladık ki, Excel hücre yapıtaşı ile
çalışır. Kullanıcı verileri işleme tabi tutacaksa, mecburen hücrelere girmek
zorundadır. Excel’in eskilere dayanan serüveni hep bu böyle süregelmiş ve böyle
devam edeceğe benzer. Excel’i bir programlama uygulaması olarak kullanan kişiler
ya bazen aradıklarını bulamazlar ya da bazen bu aranan özellik Excel’in
içerisinde yok-tur. İşte bu ay ki konumuz da tamamen bununla alakalıdır.
Programcı olarak hazırladığınız bir Excel tabanlı programda bazı hücrelere
kullanıcının veri girmesini istersiniz ve diğer hücreler bu veri girilen hücreye
göre hareket ederler, yani sonuç üretirler. Fakat son kullanıcı hücreye sizin
istemediğiniz bir değeri girdiği zaman, istenilme-yen bir durumla
karşılaşılabilir. Eğer hata denetimleri yapmamışsanız, mutlaka son kullanıcı
girdiği farklı bir veri yüzünden sonuç döndüren hücrede hata değeri ile
karşılaşır. Bu ve buna benzer nedenlerden dolayı hücre içerisinde girilmesini
istediğiniz veriyi kısıtlamak istersiniz. İşte tam burada Veri Doğrulama
(Data
Validation) komutu gündeme girer.
Excel’in önceki sürümlerinde Veri Doğrulama Komutunu bulamazsınız.Bu komut Excel
97 sürümü ile Excel’e eklenmiş ve işlevselliğini devam ettirmektedir. Sözü fazla
uzatmadan Veri Doğrulama komutuna ilk adımı atalım.
Veri Doğrulamaya İlk Adım
İlk olarak basit bir örnek ile veri doğrulamanın ne olduğunu izah etmeye
çalışalım.
Amaç: A1 hücresine 1-50 arasında değerden başka veri girilmemesini sağlamak
(1 ve 50 dahil).
1. Herhangi bir sayfada A1 hücresini seçin.
2. Veri (Data) menüsünden Doğrulama
(Validation) komutunu tıklayın (Şekil-1)

Doğrulama komutuna tıkladığınızda, ekrana Veri Doğrulama penceresi gelecektir.
Pencere üzerinde bize acil gerekli olan bütün konu ve komutları tek tek
inceleyeceğiz.
3. Ayarlar (Settings) sayfa sekmesinde
bulunan İzin Verilen (Allow) listesinden
Tüm Sayı (Whole number) seçeneğini seçin. İki
yeni kutu daha belirecektir. Bu kutuların aslında düzenleme kutusu olduğunu (refedit)
daha önceden biliyorduk. Kutulardan üstte bulunan En Az
(Minimum) adındaki kutuya hücre içerisine
girilmesini istediğiniz en düşük değer olan 1 sayısını, En Fazla
(Maximum) kutusuna da, hücre içerisine girilmesini
istediğiniz en büyük değer olan 50 sayısını girin (Şekil-2)

--------------------------------------------------------------------------------
Veri Doğrulama Penceresinde bulunan Ayarlar sayfa
sekmesindeki bazı açıklamalar
1. Doğrulama Ölçütü (Validation Criteria):
İzin Ver kutusunda veri geçerlilik seçeneğini tıklatın ve sonra İzin Ver
kutusunu izleyen kutularda seçili hücrelere uygulanacak karşılaştırma işlecini
ve sınırlamaları seçin.
2. İzin Verilen (Allow): Çalışma
sayfasındaki seçili hücrelere veri girişi kısıtlamaları uygulamak için, İzin Ver
kutusunda bir veri doğrulama seçeneğini tıklatın. Bir formül girmek, deyim
kullanmak veya geçerli girişleri saptamak üzere başka bir hücredeki hesaplamaya
başvurmak için Özel seçeneğini tıklatın.
3. Veri (Data): Kullanmak
istediğiniz karşılaştırma işlecini tıklatın. Kullanılabilir işleçler, İzin Ver
kutusunda seçtiğiniz veri türüne bağlıdır.
4. En Az (Minimum): İzin Ver
kutusunda seçtiğiniz veri geçerlilik seçeneği için, en az değeri, başlangıç
tarihini veya başlangıç saatini değer, hücre başvurusu veya formül olarak girer.
5. En Fazla (Maximum): İzin Ver
kutusunda seçtiğiniz veri geçerlilik seçeneği için, en çok değeri, bitiş
tarihini veya bitiş saatini değer, hücre başvurusu veya formül olarak uygular.
6. Boşluğu Yoksay (Ignore Blank):
Sınırlanmış hücre veya başvurular veya formüller için bağımlı bir hücre boş
olduğunda hata iletisinin görünmesini durdurur.
7. Bu iletişim kutusunda görüntülenen tüm sınırlamaları, giriş
iletileri ve hata iletilerini, çalışma sayfasında seçili hücrelerle aynı veri
geçerlilik ayarlarına sahip diğer hücrelere uygular.
8. Tümünü Sil (Clear All): Veri
Doğrulama iletişim kutusunun her üç sekmesinden tüm seçimleri iptal eder ve
bilgiyi siler. Tümünü Sil'in tüm etkilerini geri almak için, İptal'i tıklatın.
--------------------------------------------------------------------------------
4. Tamam düğmesine tıklayın. Veri Doğrulama penceresi kapanacaktır.
5. A1 hücresine 120 değerini girin.
Veri Doğrulamada Hata İletileri
A1 hücresine 120 değerini girip Enter tuşuna bastığınızda, ekrana sizi uyaran
bir pencere gelecektir (Şekil-3)

Bu pencerede iki adet düğme bulunuyor. Eğer Yeniden Dene
(Retry) düğmesine tıklarsanız, Excel A1 hücresini
aktif olarak seçecek ve tekrar bir değer girmenizi isteyecektir. Şekil-3’e
dikkatli baktığınızda şunu göreceksiniz. A1 hücresine 120 değerini yazıp Enter
tuşu ile onayladığınız halde mesaj kutusu çıktı, ancak yine de A1 hücresi seçili
halde. Eğer Excel ayarlarını değiştirmediyseniz, Enter tuşundan sonra aktif
hücre bir alta geçecektir. Oysa burada durum farklı. Siz A1 hücresine 1-50
arasında bir değer yazana kadar, yazdığınız değer onaylanmayacak ve bir sonraki
hücreye geçilmeyecektir. Eğer iptal düğmesine tıklarsanız, girilecek olan değer
kabul edilmeyip A1 hücresinden silinecektir. Evet, gördüğünüz gibi her ne olursa
olsun A1 hücresine 1-50 arasında değerler girmediğiniz sürece asla bu mesajdan
kurtulamayacaksınız. Ancak insanoğlunun isteklerinin sınırsız olduğunu Programı
hazırlayanlarda biliyor olacak ki, şu soruya cevap bulmuşlardır.
“A1 hücresinde veri doğrulama olmasını istiyorum. Yani geçersiz bir değer
girildiğinde Excel beni uyarsın. Ancak öyle bir seçenek olsun ki, ben onay
verdiğimde o değer kabul edilsin. Bu mümkün mü?”
Bu elbette ki mümkün. Yapılması gereken şey Veri Doğrulama penceresindeki
Hata Uyarısı (Error Alert) sayfa sekmesine
geçmek ve gereken düzenlemeleri burada yapmak. Şimdi Hata Uyarısı sayfa
sekmesini açın ve Stil (Style) listesinden
Uyarı (Warning) seçeneğini seçin (Şekil-4).

Tamam düğmesine tıklayıp pencereyi kapatın ve A1 hücresine yine istenilen
dışında bir değer girmeye çalışıp Enter tuşuna basarak onaylayın. Bu defa ekrana
farklı bir uyarı mesajı gelecektir (Şekil-5).

Yeni mesaj penceresi üzerinde bu defa 3 adet düğme bulunmaktadır. Gelen her bir
hata uyarısı mesajında standart açıklamalar bulunmaktadır. Siz dilerseniz kendi
mesajınızı düzenleyebilir (hazırlayabilirsiniz). Bunun için yapmanız gereken tek
şey, Başlık (Title) kutusuna ve Hata
İletisi (Error Message) kutusuna
yazacaklarınızı belirleyip girmektir. İstediğiniz stili uygulamak da yine sizin
elinizde. Şekil-6’da kendi hazırladığımız bir hata mesajı bulunuyor.
Not:
Eğer hata mesaj penceresinin çok geniş olmasını istemiyorsanız, Hata İletisi
penceresine yazarken Enter tuşunu kullanarak bir alt satıra geçebilirsiniz.
Veri Doğrulama Makale 1/4
>>