Programcı olarak hazırladığınız bir Excel tabanlı programda bazı hücrelere kullanıcının veri girmesini istersiniz ve diğer hücreler bu veri girilen hücreye göre hareket ederler, yani sonuç üretirler. Fakat son kullanıcı hücreye sizin istemediğiniz bir değeri girdiği zaman, istenilme-yen bir durumla karşılaşılabilir. Eğer hata denetimleri yapmamışsanız, mutlaka son kullanıcı girdiği farklı bir veri yüzünden sonuç döndüren hücrede hata değeri ile karşılaşır. Bu ve buna benzer nedenlerden dolayı hücre içerisinde girilmesini istediğiniz veriyi kısıtlamak istersiniz. İşte tam burada Veri Doğrulama (Data Validation) komutu gündeme girer.

Excel’in önceki sürümlerinde Veri Doğrulama Komutunu bulamazsınız.Bu komut Excel 97 sürümü ile Excel’e eklenmiş ve işlevselliğini devam ettirmektedir. Sözü fazla uzatmadan Veri Doğrulama komutuna ilk adımı atalım.

Veri Doğrulamaya İlk Adım
İlk olarak basit bir örnek ile veri doğrulamanın ne olduğunu izah etmeye çalışalım.

Amaç: A1 hücresine 1-50 arasında değerden başka veri girilmemesini sağlamak (1 ve 50 dahil).

1. Herhangi bir sayfada A1 hücresini seçin.
2. Veri (Data) menüsünden Doğrulama (Validation) komutunu tıklayın (Şekil-1)



Doğrulama komutuna tıkladığınızda, ekrana Veri Doğrulama penceresi gelecektir. Pencere üzerinde bize acil gerekli olan bütün konu ve komutları tek tek inceleyeceğiz.

3. Ayarlar (Settings) sayfa sekmesinde bulunan İzin Verilen (Allow) listesinden Tüm Sayı (Whole number) seçeneğini seçin. İki yeni kutu daha belirecektir. Bu kutuların aslında düzenleme kutusu olduğunu (refedit) daha önceden biliyorduk. Kutulardan üstte bulunan En Az (Minimum) adındaki kutuya hücre içerisine girilmesini istediğiniz en düşük değer olan 1 sayısını, En Fazla (Maximum) kutusuna da, hücre içerisine girilmesini istediğiniz en büyük değer olan 50 sayısını girin (Şekil-2)



--------------------------------------------------------------------------------
Veri Doğrulama Penceresinde bulunan Ayarlar sayfa sekmesindeki bazı açıklamalar

1. Doğrulama Ölçütü (Validation Criteria): İzin Ver kutusunda veri geçerlilik seçeneğini tıklatın ve sonra İzin Ver kutusunu izleyen kutularda seçili hücrelere uygulanacak karşılaştırma işlecini ve sınırlamaları seçin.

2. İzin Verilen (Allow): Çalışma sayfasındaki seçili hücrelere veri girişi kısıtlamaları uygulamak için, İzin Ver kutusunda bir veri doğrulama seçeneğini tıklatın. Bir formül girmek, deyim kullanmak veya geçerli girişleri saptamak üzere başka bir hücredeki hesaplamaya başvurmak için Özel seçeneğini tıklatın.

3. Veri (Data): Kullanmak istediğiniz karşılaştırma işlecini tıklatın. Kullanılabilir işleçler, İzin Ver kutusunda seçtiğiniz veri türüne bağlıdır.

4. En Az (Minimum): İzin Ver kutusunda seçtiğiniz veri geçerlilik seçeneği için, en az değeri, başlangıç tarihini veya başlangıç saatini değer, hücre başvurusu veya formül olarak girer.

5. En Fazla (Maximum): İzin Ver kutusunda seçtiğiniz veri geçerlilik seçeneği için, en çok değeri, bitiş tarihini veya bitiş saatini değer, hücre başvurusu veya formül olarak uygular.

6. Boşluğu Yoksay (Ignore Blank): Sınırlanmış hücre veya başvurular veya formüller için bağımlı bir hücre boş olduğunda hata iletisinin görünmesini durdurur.

7. Bu iletişim kutusunda görüntülenen tüm sınırlamaları, giriş iletileri ve hata iletilerini, çalışma sayfasında seçili hücrelerle aynı veri geçerlilik ayarlarına sahip diğer hücrelere uygular.

8. Tümünü Sil (Clear All): Veri Doğrulama iletişim kutusunun her üç sekmesinden tüm seçimleri iptal eder ve bilgiyi siler. Tümünü Sil'in tüm etkilerini geri almak için, İptal'i tıklatın.
--------------------------------------------------------------------------------

4. Tamam düğmesine tıklayın. Veri Doğrulama penceresi kapanacaktır.
5. A1 hücresine 120 değerini girin.

Veri Doğrulamada Hata İletileri
A1 hücresine 120 değerini girip Enter tuşuna bastığınızda, ekrana sizi uyaran bir pencere gelecektir (Şekil-3)

Bu pencerede iki adet düğme bulunuyor. Eğer Yeniden Dene (Retry) düğmesine tıklarsanız, Excel A1 hücresini aktif olarak seçecek ve tekrar bir değer girmenizi isteyecektir. Şekil-3’e dikkatli baktığınızda şunu göreceksiniz. A1 hücresine 120 değerini yazıp Enter tuşu ile onayladığınız halde mesaj kutusu çıktı, ancak yine de A1 hücresi seçili halde. Eğer Excel ayarlarını değiştirmediyseniz, Enter tuşundan sonra aktif hücre bir alta geçecektir. Oysa burada durum farklı. Siz A1 hücresine 1-50 arasında bir değer yazana kadar, yazdığınız değer onaylanmayacak ve bir sonraki hücreye geçilmeyecektir. Eğer iptal düğmesine tıklarsanız, girilecek olan değer kabul edilmeyip A1 hücresinden silinecektir. Evet, gördüğünüz gibi her ne olursa olsun A1 hücresine 1-50 arasında değerler girmediğiniz sürece asla bu mesajdan kurtulamayacaksınız. Ancak insanoğlunun isteklerinin sınırsız olduğunu Programı hazırlayanlarda biliyor olacak ki, şu soruya cevap bulmuşlardır.

“A1 hücresinde veri doğrulama olmasını istiyorum. Yani geçersiz bir değer girildiğinde Excel beni uyarsın. Ancak öyle bir seçenek olsun ki, ben onay verdiğimde o değer kabul edilsin. Bu mümkün mü?”

Bu elbette ki mümkün. Yapılması gereken şey Veri Doğrulama penceresindeki Hata Uyarısı (Error Alert) sayfa sekmesine geçmek ve gereken düzenlemeleri burada yapmak. Şimdi Hata Uyarısı sayfa sekmesini açın ve Stil (Style) listesinden Uyarı (Warning) seçeneğini seçin (Şekil-4).



Tamam düğmesine tıklayıp pencereyi kapatın ve A1 hücresine yine istenilen dışında bir değer girmeye çalışıp Enter tuşuna basarak onaylayın. Bu defa ekrana farklı bir uyarı mesajı gelecektir (Şekil-5).

Yeni mesaj penceresi üzerinde bu defa 3 adet düğme bulunmaktadır. Gelen her bir hata uyarısı mesajında standart açıklamalar bulunmaktadır. Siz dilerseniz kendi mesajınızı düzenleyebilir (hazırlayabilirsiniz). Bunun için yapmanız gereken tek şey, Başlık (Title) kutusuna ve Hata İletisi (Error Message) kutusuna yazacaklarınızı belirleyip girmektir. İstediğiniz stili uygulamak da yine sizin elinizde. Şekil-6’da kendi hazırladığımız bir hata mesajı bulunuyor.



Not:
Eğer hata mesaj penceresinin çok geniş olmasını istemiyorsanız, Hata İletisi penceresine yazarken Enter tuşunu kullanarak bir alt satıra geçebilirsiniz.