Anasayfa | Akademik Forum | Sizden Gelenler | Sipariş
Menü Açıklamaları
Sorular - Cevaplar
Makaleler
Makrolar
Yerleşik İşlevler
Animasyonlar
Yumurtalar
Fonksiyonlar
MTK Programlar
ExcelCE
Dosya İndir
Neler Yaptık?
İletişim
Makaleler
Excel'i Doğru Tanımlamak - M. Temel Korkmaz - 30.04.2004

Yıllardır kullandığımız Excel hakkında ne kadar doğru bilgilere sahibiz?
Çevremizdeki ilgili ya da ilgisiz kişiler Excel'i ne kadar tanıyor?
Excel konuşulurken ne kadar doğru tespitler yapılıyor?
Excel Terimleri kullanılırken kullanılan dil ne kadar doğru?
Excel kullanmaya yeni başladıysanız, bu makalemiz tamamen size hitap ediyor demektir. Eğer yıllardır Excel kullanıyorsanız bu makalede anlattıklarımızı yakın çevrenize de okutmanızı istirham ediyoruz. Çünkü bu makalede Excel'in nasıl kullanıldığını anlatmayacağız. Ya da Excel'deki bir komutun ne işe yaradığını anlatan cümleler bulamayacaksınız. Excel'in ne olduğunu ve ne olmadığını anlatan bir içerik bulacaksınız.

Yıllardır Excel kullanıyorsunuz. Excel'in gücünü biliyorsunuz. Neler yapabileceğini uygulamalar ile idrak etmişsiniz. Artık bilgisayarınızın Excel'siz olamayacağını düşünüyorsunuz. Çünkü Excel'in hayatınızın bir parçası olduğunu düşünüyorsunuz. Buna rağmen çevrenizde bulunan bir çok bilgisayar kullanıcısının sizin bu yaşadıklarınıza olan duyarsızlığı garibinize gidiyor. Hatta bir çok zaman da kendi kendinize bu ilgisizliğe isyan etmek geliyor içinizden. Bunu yapamıyorsunuz. Yapmıyorsunuz. Yanlış anlaşılacağınızı düşünüyorsunuz.

Yanlış düşünüyorsunuz. Artık çevrenizin bu duyarsızlığına isyan etmenizin zamanı geldi. Eğer bugüne kadar çevrenizdekileri nasıl ikna edeceğinizi bilemediyseniz, işte size bu konu hakkında teferruatlı bir makale.

Kelime olarak Excel; "geçmek, üstün olmak, ileride olmak" manalarına geliyor. Excellence; "üstünlük", Excellent; "mükemmel, çok iyi" anlamlarını göz önünde bulundurabiliriz. Her ne kadar Microsoft firmasının Excel ismini koymasındaki manayı bilemesek de, İngilizce kelime karşılığı ile program mükemmel (Excel, Excellent) bir uyumluluk sağlamaktadır.

Terim olarak Excel; Microsoft firmasının Office paketi içerisinde bulunan ve Elektronik Hesap Tablosu işlerini gören bir programdır. Bu kısa tarifi birazdan detayı ile açıklayacağız.

Kelime anlamı ile Terim anlamını birleştirmek her kelime için doğru olmasa da Excel için bu iki anlamı birleştirdiğimizde ortaya şu tarifi çıkartabiliriz. Excel, "Mükemmel bir Elektronik Hesap Tablosu"dur.

Elbetteki tek elektronik hesap tablosu Excel değildir. Excel'den önce de elektronik hesap tabloları vardı. Excel ile birlikte çağdaş hesap tabloları da bulunmaktadır. Ancak Excel bunların içerisinde en Excellent olanıdır. Şimdi bu kıyaslamaya ve tarihçeye girmeyeceğiz. Dergimizin ilerleyen sayılarında diğer hesap tabloları ve Excel arasındaki farklılıkları gösteren bir raporu geniş olarak sunacağız.

Ancak "Neden Excel?" sorusuna ciddi bir cevap vermeliyiz. Konu hakkında kesin bir karara varabilmek için bazı ön şartlar gerekiyor. Bunlardan en önemli iki tanesi, programın tam işlevinin bilinmesi, diğeri ise fiyatıdır. Elbetteki daha bir çok şart saymak mümkündür. Ancak bu iki şart kullanıcıyı ilk etapta etkileyen en önemli şartlardır.

Programın Bilinmesi:
Elektronik Hesap Tablosu olarak Excel diğer, hesap tablosu programlarıyla kıyaslanmayacak üstünlüklere sahiptir. Günlük hayatta ihtiyacınız olan bilgisayar kullanımının hemen hemen büyük kısmını karşılayacak nitelikte geliştirilmeye devam etmektedir. Çok yaygın bir kullanım alanına sahip olduğu için, kaynak bulmak kolaydır. Programı geliştiren firma, programa önem verdiği için programı destekleyici bir çok etkinlikte bulunmaktadır.

Fiyatı:
Diğer hesap tablolarının aksine Excel ücretli ya da ücreti diğerlerinden daha fazla olduğu için dezavantajlı olarak değerlendirilmektedir. Bu konu hakkındaki fikirleri ise yine makalenin içerisinde bulmanız mümkün olacaktır.

Eğer bir firma sahibi iseniz ya da bir firma adına bilgisayar ile çalışıyorsanız size bir sorumuz var. "Firmanızı insanların mı, yoksa Bilgisayarların mı yönetmesini istersiniz?"

Teknolojiyi geliştirmek ve kullanmak her ne kadar çok iyi sonuçlar verse de kararları verenin İNSAN olduğunu unutmamak gerekir. Okul yıllarında öğrendiğimiz bir cümleyi sürekli hatırlamak gerekir. "Bilgisayar hızlı çalışır fakat APTAL'dır." Evet, bilgisayar için söylenen bu cümleyi BÜTÜN TEKNOLOJİ için söylemek mümkündür. Teknoloji ne kadar ilerlerse ilerlesin karar verme mekanizması her zaman insan olacaktır. İnsan karar vereceğine göre ASIL olan da İNSAN olmalıdır. Teknoloji kesinlikle hayatın HIZINI ve RAHATINI arttırmak için var olmalıdır. Eğer insanların kendilerinin geliştirdikleri teknoloji bir ARAÇ değil de AMAÇ olursa hayat İNSAN için çekilmez bir hale gelir. Bu söylediklerimizi hemen hemen hepiniz biliyor ya da tahmin ediyorsunuzdur. Ancak uygulamaya gelince olayın mantığını anlamamış gibi davranarak bütün işi teknolojiye bıraktığımız gibi neredeyse karar verme yetkisini de teknolojiye bırakmaktayız.

Sorumuzu unutmayalım. Ülkenin şartlarını düşünerek sorumuza cevap arayalım. Ülkenin şartları dediğimizde şunu kastediyoruz. İş yerinizin hangi kategoriye dahil olduğunu iyi tespit etmelisiniz. Ülkede genel işyerleri yani firmalar küçük ve orta ölçeklidir. Bu firmaların bir işleyişi bulunuyor. Bilgisayar sistemleri revaçta olmadan önce bütün hesaplar ve kontroller manuel olarak yapılmaktaydı. Esas olan kalem kağıt ve hesap makinesiydi. İşyerinde bir İşyeri sahibi ve bir ya da birkaç yönetici (üst düzey personel) ve diğer personeller bulunuyor. İşyeri sahibinin tahsili ne olursa olsun onun için önem arz eden şey işinin büyümesi ve gelişmesidir. Bilgisayarlı sisteme geçilmeye çalışıldığında da durum değişmiyor. Bu defa bilgisayardan anlayan bir eleman gündeme giriyor. İşyeri sahibi bu konuyla kesinlikle ilgilenmiyor. Olayın mantığını bile anlama gayretinde bulunmuyor. Onun için önemli olan yapılan iş ve kazanılan para. İşte burada kesin bir hata ile karşılaşılıyor. Hatanın asıl kaynağı İşyeri sahibinin kendisi olduğu halde, bu hiç önemsenmiyor. Fatura hep başka yer ya da kişilere çıkartılıyor.

Nedir bu Hata?
Firma bilgisayarlı yönetim sistemine geçmek istiyor. Bunun için bilgisayar almak yetmiyor. Bir de bu yönetimi sağlayacak PROGRAM aranıyor. Yani çözüm programda aranıyor. Koskocaman fabrikaların yönetimi karar verme özelliğine sahip olmayan PROGRAMLARA terk edilmeye çalışılıyor. İşlem %90 fiyasko ile sonuçlanıyor. Diğer %10'luk kısma büyük firmaları soktuğumuz ve bu firmalarının sorunlarını dinleyemediğimiz için bir şey söylemek mümkün olmuyor. Ancak o firmaların da hata ile karşılaşmama durumları varsa bizim sunacağımız çözünme yakın çözümler ürettiklerindendir.

Firmanızı yönetecek ve sorunlarınızı halledecek bir program yazdırmak için YAZILIM firmasına başvurulduğunda, yazılım firması ihtiyaca binaen ya bir programcı eleman veya bir ekip tahsis edecektir. Bu eleman/ekip firmanın istediği programı hazırlayabilmesi için firmanın yaptığı işi iyi hazmetmiş olması gerekir. Çünkü %70-80 ihtimalle programı yaptırmak isteyen firma programcılık alt yapısını bilmez ve programı yapan programcı da firmanın yaptığı işi bilmez. Eğer programcı eleman/ekip uzun bir müddet işin ne olduğunu izlemez ve öğrenmez ise, firma ile yazılımcı arasında uyuşmazlık gündeme girer. Bu da programın yapım süresini uzatır.

Firma yöneticisi ya da sahibi bilgisayar teknolojisine uzak olduğu için her isteğinin hemen yapılabileceğini zanneder. Bir istekte bulunur. Programcı bu isteği yerine getirmeye çalışır. Bunun için epey ter döker. Nihayet istek hallolmuştur. Ancak bu istekte atlanılan bazı noktalar olmuştur.

Firma bunları da 5 dakikada eklemesi ister. Artık programcı isyan etmek üzeredir. Çünkü istekler yapılanları sıfırlar ve sil baştan yeni bir program yapılmasını ister. Oysa firmaya göre bu 5 dakikalık bir iş olarak değerlendirilir.

Burada da bir bakış hatası vardır. Firma işi bilgisayarın yaptığını düşünür. Oysa işi yapan İNSAN'dır. Bir programlama yapılmaktadır. Bunun bir akış şeması-algoritması vardır. Bu algoritma aşılır, yani neredeyse işin mantık kısmı biter sonra kodlamaya geçilir. Kodlama esnasında karşılaşılan zorluklar ise tamamen programcının becerisi ile alakalıdır. Malumdur ki herkes mesleğinde mükemmel (Excel-Excellent) değildir. İşi yapanın insan olmasının bir önemi olmadığını düşünen firmanın isteklerinin sonu gelmez. Çünkü istekler yerine geldikçe teknolojinin keyfi çıkartılmaya başlanır. Daha fazla keyif alabilmek ve işleri daha iyi yürütebilmek için istekler peşi peşine sıralanır. İsteklerin asla ardı arkası kesilmeyecektir. Bu cümleyi tekrarlıyoruz. İSTEKLERİN ASLA SONU GELMEYECEKTİR.

Firmanın istediği programı yazan bir insan, istenilen programın yazıldığı programlama dili de bir program ve o da bir insan tarafından yazılmıştır. Bütün bu yazılımlar da firmaların/kişilerin işlerini daha kolaylaştırsın diye yapılmaktadır ve bütün bunların membaında İNSAN vardır.

Firmanın istediği ya da istediğine yakın bir program yazıldığını farz edelim. İş bitti mi? Kesinlikle hayır. Bu firma büyüyecek ve yeni isteklere ihtiyaç duyacak. Bu belki 1 sene belki de 10 sene sonra gerçekleşecek. Programa bazı eklemeler yapılması istenecek ya da revize edilecek. O zaman aynı firmanın aynı elemanına ya da ekibine ihtiyaç olacak %99.9 ihtimalle ne başka bir eleman ne de başka bir ekip bu yeni ek işine girmeyecektir. Çünkü her kodlama kişiye mahsustur. Bir başkasının kodunu çözmeye çalışmaktansa devasa programı tekrar baştan yazmak daha kolaydır. O halde firma yazdırdığı programın parasını ya yeniden ödeyecektir veya bu işi yaptırmayacak, elindekine razı olacaktır. Çok düşük bir ihtimalle ilk programlamadaki aynı kişi ya da ekibi tekrar bulacak ve işini hallettirmeye çalışacaktır.

Yukarıda anlatılanlar %100 bu şekilde gelişme de buna çok yakındır. Burada sürekli dikkat çektiğimiz nokta hep İNSAN oldu. Sizin firmanızı bir program idare ediyor. Programı da bir İnsan yapıyor. O halde siz bir yazılımcı (program yapan) firma aradığınızda aslında YETİŞMİŞ İNSAN arıyorsunuz. Ancak firma aradığının ne olduğunu bilmediği için, olayın çözümünü de bulmakta zorlanıyor.

Kesinlikle ifade ediyoruz ki, bir programcıya ya da programcı ekibe yazdırılan programlarla firmanızın işleri çözülmez. Bir noktada tıkanacaktır. Sonuçta hazırlanan programı da eğitimini almış elemana/elemanlara ihtiyaç vardır. Hiçbir şekilde insandan kurtulamıyorsak neden işlerinizi çözen programdan ziyade İNSAN / İNSALAR aramıyorsunuz?

Evet, insan ile uğraşmak zordur. Ancak Ülkede yetişmiş vasıflı insanlara değeri verildiği sürece sorun olmayacaktır. Şimdi gelelim firmaya sunacağımız çözüme.

Sizin firma olarak bir programa değil elemanlara ihtiyacınız vardır. İleri düzey bilgisayar kullanabilen, bilgisayarda birkaç programı uzmanlık derecesinde kullanabilen ve diğer işlerini görecek programları da kıyısından köşesinden bilen vasıflı elemanlara ihtiyacınız var. Ya da firmanızdaki vasıflı birkaç elamanın bazı kursları ileri düzeyde sürekli alarak yetiştirmeye ihtiyacınız var. Kısaca söylemek gerekirse firmanızın içerisinde bir Bilgi İşlem bulunmalı. Ancak bu sözde kalan bir bilgi işlem değil. Gerçekten bir bilgi işlem. Kendisine gelen bilgileri anında işleyebilecek bir bilgi işlem. İddia ediyoruz ki bu tür bir bilgi işlem için program yazdırmaya gerek yoktur. Eğer orada bulunan elemanlar gerçekten vasıflı ise önlerindeki bilgisayarda yüklü olan Office programıyla hemen hemen bütün sorunları aşacaktır.

FİRMA TAM OLARAK NE YAPMALI?
Hemen hemen hiçbir bilgisayarın vazgeçilmez programı olan Office programını bilgisayarında bulundurmalı. Office içerisinde bulunan Excel programını iyi düzeyde bilen bir eleman almalı ve ya yetiştirmeli. Bu eleman ile aşağıdaki maddeler ilişkilendirilmeli.

1. Excel'i en ileri derece öğrenmesi için bu eleman teşvik edilmeli. Buradan Excel'in neredeyse %100 kullanımından bahsediyoruz. Her ne kadar ilk etapta zor olsa da görev ve gerekli imkanlar sağlandığında bu gerçekleşecektir.

2. Firmanın varsa bilgi işlem merkezindeki kişilere de bu eleman programlı bir şekilde bu bilgileri aktarmalı. Organize bir aktarımla firmadaki Excel bilgi seviyesi oldukça yükselecektir.

3. Muhasebe ve diğer ilgili departmanlardaki elemanlara da organizeli bir şekilde bu bilgiler aktarılmalı. Bilgisayarla ilişkili olan hemen hemen bütün personel bu programın dahilinde tutulmalı.

4. En iyi eleman ayarında birkaç elemanı, bu elemanın yetiştirmesi sağlanmalı.

Olayı anlamakta güçlük çeken bazı okurlarımız bu cümlelere gülüp geçebilirler. Ancak biz bu konuda ciddiyiz. Şimdi, bir firma elemanı olarak sizden şunu yapmanızı istiyoruz.

Firmanıza bir bakın. Size en fazla o an lazım olan bir dökümü raporlayarak almanız gereken konuyu belirleyin. Konusunda iyi olduğunuzu düşündüğünüz bir programcıya gidin ve veritabanınızda bulunan bu verileri raporlayacak bir çalışmayı doğru sonuç vermesi kaydı ile ne kadar süre içerisinde yapabileceğini sorun. Ancak bunu bir programlama dilinde yapacak yani uzman olduğu programlama dilinde yapmalı. Size ne kadar süre verdi?

Eğer 1 aydan fazla süre verdiyse bir daha o arkadaşınızla programcılık hususunda görüşmeyin bile. Yok eğer 1 hafta süre verdiyse, bu arkadaşınızla ara sıra görüşebilirsiniz ama yine de program hususunda ona işinizin düşmemesinde fayda var. Yok eğer 1 gün süre verdiyse güzel. Ama siz yine de o süreye inanmayın ve yapmasını isteyin. Programı bir günde bitirip size getirdiğinde ise o programı asla değiştiremeyeceğinizi ve özelleştiremeyeceğinizi göreceksiniz. Tamam bu normal. Ama "bunu nasıl özelleştirebilirim?" sorusunu sorduğunuzda, programcı arkadaşınız dudaklarını bükecek ve olumsuz ve isteksiz cevap verecektir (genelde). Bunda da haklı. Mesela en iyimser olarak programcığı size Visual Basic'de hazırladığını söyleyecek ve bunun için bu programın yüklenmiş olması gerektiğini söyleyecek. Ve size Visual Basic programını öğrenmenizi tavsiye edecek. Dediğimiz gibi Visual Basic'i en iyimser olarak kabul ettik. Aksi takdirde Delphi ya da C gibi diller öğrenmeniz gerekecek.

Şimdi, bahsettiğimiz gibi Excel'i iyi derecede bilen bir arkadaşınıza aynı soruyu sorun. En kötümser olarak programcı arkadaşınızın verdiği sürenin onda biri kadar bir süre verecektir. Eğer programcı arkadaşınız size 1 gün süre vermiş ise böyledir. Kısaca söylemek gerekirse en iddialı raporun 3 saatten fazla sürmeyeceğini ifade edebiliriz. Hatta size de bu raporu kesinlikle özelleştirme imkanı tanıyacaktır.

Böyle bir iddiada bulunmanın cesaret isteyeceğini söyleyen bazı okurlarımızı duyar gibi oluyoruz. Ancak şunu hemen ifade edelim ki, söylediklerimizin hiç birisi afaki değildir. Yine bu yazıyı okuyan onlarca ileri düzey Excel bilen okuyucumuz söylediklerimizi hiçbir şaşkınlık belirtisi göstermeden onaylıyordur.

Şu ana kadar firmalardan bize ulaşan binlerce dosyayı bu şekilde çözüp firma ilgilisine gönderdik. Ülkemizdeki hatırı sayılır büyük firmaların sorunlarını da Excel ile çözdük dediğimizde küçük ve orta ölçekli firmalar için sonucu düşünmeyi size bırakıyoruz.

Bu Önerinin Önündeki Engeller Nelerdir?
Öncelikle belirtmeliyiz ki, yukarıda bahsettiğimiz düşüncelerin önünde engel olan bazı yanlış anlayışlar ve yönlendirmeler vardır. Bunlar aşıldığında sorun kalmayacaktır.

Sorun 1: Programcıların Office Paketi'ni hafife almaları.
Çok enteresandır. Nerede bir program yazan arkadaşla karşılaştıysak Excel gibi programları hafife alarak konuştuklarına şahit olduk. Kendilerine birkaç soru sorduğumuzda ise ne Excel ne de Office paketi içerisindeki diğer programlar hakkında yüzeysel birkaç bilgiden başkasına sahip olmadıklarını gördük. Buna rağmen neden bu şekilde davrandıklarını sorduğumuzda ise hiçbir tatmin edici cevap verememişlerdir. Ancak yine de buna rağmen hafife alan bu tavırlarını devam ettirmişlerdir.

Durum böyle olunca firmalar tarafından sürekli uzman(!) görülen bu şahıslara itibar olduğundan firma sahipleri ya da yetkilileri meseleye onların bakış açısından bakmaktadırlar. Oysa yukarıdaki iddiamızı ispatlamak için girişimde bulunursanız programcı arkadaşların ne kadar yanıldığını göreceksiniz.

Sorun 2: Programcıların "Excel bir veritabanı değil ki?" diyerek kestirip atmaları.

Doğru bir ifade yanlış bir anlam için kullanılınca büyük hatalar oluyor. Hiç kimse Excel'in bir veritabanı yönetim programı olduğunu iddia etmemektedir. Programcı arkadaşların çoğu ise program yapmayı sadece "Veritabanı tutmakla" özdeşleştirmişlerdir. Her nedense bu büyük yanılgı hemen hemen herkeste bulunuyor (Bunun neden bir yanılgı olduğu konusu ise ayrı bir makale konusudur. Burada bu konuya girmeyeceğiz).

Excel çok gelişmiş bir hesap tablosudur. onbinlerce verinizi hem görsel olarak görür hem de dilediğiniz gibi yönetebilirsiniz. Hiçbir programda veriler ile oynamak bu kadar kolay değildir. Verilere istediğinizi yapabilirsiniz. Başka veritabanlarındaki verileri de Excel'e aktarıp dilediğiniz şekilde raporlar alabilirsiniz. Birkaç tıklama ile de bu raporlara ait özetleri çıkartabilir ve grafikleri düzenleyebilirsiniz.

Diğer programların kullandığı veritabanlarını dilediğiniz gibi kullanabilir veri ekleyip, silebilirsiniz. Bunun için verilerinizin Excel'de olması da gerekmiyor.

İşin en güzel yönü programcı olan arkadaşlar çok küçük bir gayretle başka programlama dillerinde yaptıkları bu işlemleri Office Paketini kullanarak rahatlıkla yapabilirler.

O halde şunu kolayca söyleyebiliriz ki "Veritabanı olmayan Excel, veritabanlarını da çok iyi yöneten bir tablolama programıdır."

Sorun 3: Bilgisayar firmalarının da Excel hakkında gerekli bilgiye sahip olamamaları.

Ne acıdır ki, teknoloji satan firmalarda görev yapan binlerce teknik elemanın da Office Paketi içerisinde bulunan programlardan yeteri kadar haberi bulunmamaktadır. Bir çok firma hazırladıkları bilgisayarları rahatlıkla satabilmeleri için Microsoft Office yerine daha farklı ve bedava olan Office paketlerini tavsiye etmektedirler. Microsoft Office'yi kullanmamış bilgisayar kullanıcısı Office'nin yapabileceklerini bedava pakette gördüğü programların yapabilecekleriyle sınırlandırdığı için Microsoft Office paketi içerisindeki programların gücünü bilememektedir. Bu durumda eldeki programa göre yapılabilecek pek fazla bir şey kalmamış oluyor. Bu bilgisayar firmalarının oluşturduğu olumsuz etkilerden birisi. Her birini bunu yapıyor demiyoruz, ancak bir çok firma bunu yapıyor.

Bu bilgisayar firmalarının oluşturduğu diğer olumsuz etki ise, bozulan Excel dosyalarına yanlış müdahalede bulunmalarıdır. Dolayısı çok önemli bir dosyanın yanlış kullanımdan dolayı bozulması firma açısından ölümcül olabilir. Bu dosya genel de kurtarılabilir bir alt yapıya sahip olabildiği halde uzman olmayan bilgisayar firmasının elinde asla kurtarılamayacak duruma düşebilir. Oysa çok basit yöntemleri bilmemesi, Excel gibi devasa bir programa olan güvensizliğe yol açmaktadır. Sonuçta da kullanılan ifade; "Eğer çok veri girerseniz Excel dosyası bozulur" olmaktadır. Bu yanlış ifade firma sahibine göre bir uzman (!) tarafından söylendiği için, firmanın Excel'e karşı büyük bir antipatisi oluşmaktadır.

Sorun 4: Diğer ucuz ya da bedava olan Office paketlerine göre Microsoft Office'nin pahalı olması.

Bu konuda söylenebilecek pek fazla bir şey yok. Yapılmak istenen işe göre fiyat verilir. Eğer sadece 1 milyarlık bir iş yapıp ondan sonra hiçbir işinizde kullanmayacaksanız Microsoft Office'nin fiyatı gerçekten yüksek gelecektir. Ancak hiçbir ciddi kişi ya da firma bu şekilde düşünmeyecektir.

Çok eski programların dahi yeni sürümlerinde Excel entegrasyonuna şahit olmaktayız. Neden? Çünkü Excel'siz bir çalışma ortamı ve bilgisayar düşünmek mantıksızdır. Şimdi biraz yorumlayalım. Bu programlar neden verilerini ucuz ya da bedava olan diğer hesap tablolarına göndermiyorlar da Excel'i tercih ediyorlar? Çünkü onlar da biliyorlar ki Excel bu verileri en iyi işleyen ve organize eden veri tablosudur. İşin korkunç yanı şu ki, bu firmalarda bu entegrasyonu yapan arkadaşlarımız da pek fazla ileri düzey Excel bilgisine sahip görünmüyorlar. Çünkü çok basit birkaç işlemler Excel'e atılan verileri yönetecek bir birim oluşturulabilirdi. Burada da kullanılan mantık yine aynı. Nasıl bir veriyi eski .txt ya da .dat dosyalarına atıyorlarsa biraz daha ileri düzey ile Excel hücrelerine atılıyor veriler (Bu da asıl konumuz değil).

Eğer bu programları yapan firmalar bizim gibi düşünmemiş olsalardı diğer programlarla entegrasyon sağlarlardı. Bizim programımızın çalıştığı bilgisayarlarda mutlaka Excel olmalı mantığı bizce de doğru bir mantık.

Sadece bir iş yapabilen program için milyarlar verilebiliyorsa işin son ve önemli olan adımı olan Excel'e verilecek miktarı tartışmamak gerekir diye düşünüyoruz. Bu tür örnekleri çoğaltmamız mümkündür.

FİRMALAR İÇİN SON SÖZ
İşlerinize verdiğiniz ehemmiyeti bilgi işlem merkezlerinin yönetimine de vermelisiniz. Buradaki amacımız ise teknoloji sahasında vasıflı elemanlar yetiştirmektir. Her bir eleman programcı olamaz. Ancak bilgisayardan anlayan her bir eleman iyi bir Excel kullanıcısı ise hiçbir kimseye muhtaç olmadan firmanızı yönetebilirsiniz. Eğer vasıflı eleman sayısını arttırırsanız tek bir kişinin kaprisleriyle uğraşmak durumunda kalmaz ve diğer personeli de buna özendirerek kalite düzeyi yüksek bir ortama sahip oluruz.

Konu hakkında daha söylenebilecek çok söz var ve tartışmaya açık bir konu olduğu için bu bahsi burada kapatıyoruz.

Şimdi. Excel kullanmayı kabul etmiş ve bir şekilde bu satırları okuyan sizlere sesleniyoruz ve diyoruz ki sorunlar yaşamamak için Excel kullanırken Excel'e ait dili kullanalım.

Posta kutumuza gelen yüzlerce mesajı okuyoruz ve neredeyse soruların ya da anlatılanların %70'inde yanlış kullanılan terimler bulunmaktadır. Dolayısı ile soruda bahsedilen ile tarafımızdan anlaşılanlar aynı olmuyor. Her ne kadar zaman içerisinde ki tecrübe ile konuya vakıf olabiliyorsak da bu yanlış kullanım ya sorunun cevaplanmamasına ya da konu yanlış anlaşıldığı için yanlış cevaplamaya neden olabiliyor. Hatta bazen dakikalarca uğraşıp anlatılmak istenen olayın anlaşılabilmesi için kafa yorulduğu halde verilen cevap yerini bulamıyor. İşte bu tür veya buna benzer sorunları ortadan kaldırabilmek için Excel'in terimlerini doğru kullanmalıyız. Birkaç örnek ile ne demek istediğimizi açıklayalım.

"Bir Excel sayfamda bir tablom var. Ben…"

İlk etapta herhangi bir sorun yokmuş gibi görünen bu cümlelerden şu anlaşılıyor. Soru soran şahsın bir Çalışma Kitabı içerisinde bulunan bir Çalışma Sayfasında oluşturduğu bir tablo var. Ancak durum hiç de böyle değil. Arkadaşımız şunu kastediyor. "Bir Excel sayfamda" ile kastettiği bir Excel Çalışma kitabı yani Excel Dosyasını kastediyor. "bir tablom var" ifadesi ile de Çalışma sayfasını kastediyor. Durum böyle olunca ve bu arkadaşımız üzerinde çalıştığı dosyayı göndermeyince ifadelerinin devamında bulunan soruyu çözmek işkence halini alıyor. Bu durumu yaşayanlar bilir. Eğer yaşamadıysanız ve halen Excel ile ilgileniyorsanız siz de bu sorunları yaşamaya adaysınız demektir.

O halde yapılması gereken şey Excel'i doğru tanımak. Terimlerini doğru kullanmak ve nesnelerine doğru ad vermek. Eğer bu ortak dil doğru kullanılmaz ise Excel iletişimi de pek sağlıklı olmayacaktır. Bizim genelde üzerinde durduğumuz konu Excel olduğu için Excel'de bunu istiyoruz. Aynı şey muhakkak ki diğer programlar için de söz konusu.

Excel Uygulaması (Excel Programı)
Eğer bir şekilde Excel.Exe dosyasını çalıştırırsanız ve varsayılan ayarları değiştirmediyseniz Excel Uygulaması çalışır. Açılan Boş Çalışma Kitabını kapattığınızda ise Excel Uygulaması halen çalışıyor olacaktır. Bu şu manaya gelir ki, Excel uygulaması içerisinde bir çok nesneler bulunduran (alt birimler) bir paket programdır.


Şekil-1: Excel Uygulaması

Excel Dosyası
Excel Dosyaları da çok fazla karıştırılan bir terimdir. Eğer Windows gezgininden ya da herhangi bir yerden .XLS uzantılı bir dosyanın üzerine tıklayıp açarsanız Excel Uygulaması kapalıysa da önce Excel Uygulaması açılır sonra da çalıştırmak istediğiniz dosya uygulamanın içerinde açılır. Ancak burada biz sadece .XLS uzantılı dosyadan bahsettik. Bu dosya yerine .XLT yada .XLA veya XLW uzantılı dosyaları da açabilirsiniz. Bunların hepsi Excel ait dosyalardır.


Şekil-2:
Excel'e ait bazı dosya türleri

Excel Çalışma Kitabı

Excel dosyalarından bir tanesi de Excel'in çalışma kitabıdır ve genel olarak XLS uzantılı dosya türüne sahiptir. Çalışma Kitabı içerisinde mutlaka GÖRÜNEN bir Çalışma Sayfasına ihtiyaç duyar. Genelde Excel uygulaması çalıştırıldığında varsayılan olarak bir Excel Çalışma Kitabı da açılmaktadır.


Şekil-3:
Excel'e Çalışma Kitabı Görüntüsü

Diğer Excel Dosyaları

Çalışma Kitabının XLS uzantılı bir dosya olduğunu belirttik. Ancak bu dosya haricinde herhangi GÖRÜNEN SAYFA İÇERMEYEN .XLA eklenti dosyaları da vardır. Her ne kadar bu dosyalar içerisinde sayfa görüntülenemese de en az bir adet sayfa içermektedir. Ancak bu dosyanın kullanılma mantığı XLS dosyası gibi değildir. Aynı şekilde XLT şablon dosyaları da farklı bir kullanım alanına sahiptir. Yine burada bazı kullanıcıları uyarmak yerinde olacaktır. "Bir Excel dosyasında şablon hazırladım…" cümlesinde geçen şablon kelimesinden anlaşılacak olan XLT uzantılı bir Excel dosyasıdır. Ancak kullanıcı burada genelde Çalışma Sayfası üzerinde hazırladığı biçimden bahsetmektedir. Bu genelde verilerin girildiği veri alanı olarak düşünülür. Bir kullanıcı ise "Bir Excel Çalışma Alanı oluşturdum…" deyince buradan da anlaşılması gereken iki şey olabilir. Bu nedenle bunun belirtilmesi gerekmektedir. Bu kullanıcı ya XLW uzantılı birkaç Çalışma Kitabının birleşiminden oluşmuş dosyadan bahsediyor. Ya da bir Çalışma Sayfası üzerinde seçtiği alandan bahsediyor. İşte bu Excel'i konuşurken bunlara da dikkat edilmelidir.

Excel Çalışma Sayfası
Genelde "Tablo" olarak da nitelendirilen bu nesne Almanca sürümlerde "Tabelle" olarak adlandırılan sayfalar İngilizce sürümlerde "Sheet", Türkçe sürümde ise "Sayfa" olarak geçmektedir. Almanlar kelime olarak sanki olaya daha çok yaklaşmış gibi görünüyorlar. Çünkü dikkat ederseniz biz de Excel gibi programların tarifini yaparken "Elektronik Hesap Tablosu" tarifini kullanıyoruz. Ancak yine de biz Türkçe çalışmalarımızda normal olarak "Sayfa" veya "Çalışma sayfası" adını vermek durumundayız. Çalışma sayfaları kendi başlarına kullanılamazlar. Mutlak surette bir Excel dosyasına ihtiyaç duyarlar. Bir Excel Çalışma Kitabı ya da farklı bir dosya uzantısı içerisinde sağlıkı olarak 255 adet Çalışma sayfası açılabilir. Bu tür genel bilgileri daha sonraki aylarda vereceğiz.


Şekil-4:
Excel'e Çalışma Sayfası Görüntüsü

Excel Tablosu
Çalışma Sayfasında bahsettiklerimiz haricinde Excel Tablosu diye bir tabir bulunmamaktadır. "Excel'de bir tablo hazırladım…" ifadesinden genelde "Çalışma sayfası veya Çalışma Kitabı anlaşılmaktadır. Oysa sık olarak kullanılan bazı Excel hücrelerinde satır ve sütunlardan veritabanı türünde bir alan oluşturulduğu belirtilmek istenir. Bahsedilen tablo açık olarak belirtilmediği sürece muhatap neyin kastedildiğini tam olarak anlayamayacaktır.


Şekil-5:
Basit bir tablo görüntüsü

Excel Şablonu
"Excel'de hazırladığım şablona…" gibi bir ifade de muhataba ilk etapta XLT uzantılı şablonu hatırlatacaktır.

Bahsedilen örnek çalışmalar muhatabın önüne getirilmeden yapılan açıklamalar sorunlara neden olacaktır. Dolayısı ile kullanılan terimlerin doğruluğuna çok dikkat edilmelidir.

Ancak burada şuna da dikkat etmek gerekir. Konuşulan ya da aktarılan ifadeler bazen teknik terimleri de aşıyor. Doğru izah etmek pahasına basit dille açıklanması gereken bir çok nesne de yabancı terimler kullanılarak karmaşık hale getiriliyor. Bundan da oldukça kaçınmak gerekiyor.

Diğer Bazı Yanlışlıklar
"Araçlar listesindeki Seçenekler menüsüne tıkladığımda…" cümlesinde bulunan liste menü kelimeleri kesinlikle doğru olanı ifade etmemektedir. Excel ve diğer programlarda bulunan MENU çubuğundaki menü isimleri çubuk üzerinde bulunmaktadır. Her ne kadar bunlar açılır liste kutuları gibi liste oluştursalar da yapısal ve kullanım olarak kesinlikle farklıdırlar. MENU ÇUBUĞU üzerinde bulunan "Araçlar Menüsü" içerisindeki diğer öğelerin de sadece menü olarak isimlendirilmesi bazen yanlış bazen de eksik olmaktadır. Bunlar için KOMUT ya da ALT MENU ifadelerini kullanmak çok daha doğru olacaktır. Bu ifadede "Seçenekler" bir KOMUT'tur. Çünkü bu öğenin üzerine tıklandığında bir komut çalıştırılmaktadır. Yine Araçlar Menüsünde bulunan "Koruma" öğesi bir ALT MENU'dür. Çünkü bu öğe üzerine gelindiğinde, öğeye ilişkin olarak yeni bir menü açılmaktadır.

Mesleki Dil Kullanımı
Bu konuya son ekleyeceğimiz şey ise Mesleki dillerin kullanılmaması. Muhatabınıza açıklamanız gereken ifadeler sizin meslek sahanızla ilgili olmamalıdır. Siz Muhasebeci olabilirsiniz ancak muhatabınız Mühendis'tir. Dolayısı ile sizin mesleğinizde bulunan kavramlar muhatabınızın bilgisi dahilinde olmaya bilir. Oysa olayı Excel dilinde izah ederseniz daha anlaşılır hale gelecektir.
Destek
M.ÖZTÜRK - Y.KARAMAN
Bu siteyi, "Hayatını çocuklarının Ahlâklı ve Dürüst yetişmesi için harcamış olan Cefakar ve Fedakar, Canım ANNEM'e adadım."
Copyright © 1998-2011 M. Temel Korkmaz - Tüm hakları saklıdır.